今回、お届けする記事はＤＩＹで自作した賃貸用宅配ボックスを稼働＆運営する為の取り組みや注意点に関する事になります。
全体像編にも書きましたが、下記が【宅配ボックス】を自作するために必要な情報や工程です。
- 設計図を準備する
- 資材を選定＆調達する
- ＤＩＹをスタートさせる
- 設置現場に運搬し設置する
- 最終調整をする
- 運営をスタートさせる
今回のDIY後の稼働＆運営編は、「６」の運営をスタートさせるになります。
稼働＆運営するためにやるべき３つのこと
時間と手間とコストを掛けて自作した宅配ボックス。
入居者さんにも、宅配業者さんにも喜んで使ってもらえるようになってほしいものです。
そうなるためには、作って設置して、はい終わり！ではダメです。
キチンと稼働＆運営するためにも、やるべきことをしっかりやりましょう！
そのやるべきこととは、たったの３つです。
- 宅配ボックス運営のルールを決める
- 運営ルールを入居者さんに伝える
- 〃 宅配業者さんに伝える
この３つです。
実際の僕自身が実施したことを交えながら解説していきます。
宅配ボックス運営のルール（注意点）を決める
今回DIYで自作した宅配ボックスは、一般的な宅配ボックスと違う点があります。
ひとつは、各世帯に１つづつの専用ボックスタイプとなっていること。
もうひとつが、各世帯専用の南京錠で施錠管理するということ。
機械式のハイスペックなものであれば、空いているボックスはどこでも利用でき、各世帯暗証番号で施錠管理できるでしょうが、今回はそういう機能は一切ありません（笑）
宅配業者さんが空いているボックスがあるからといって、どこでも荷物を入れてします。
そうすると、届けるべき方に届かず「誤配」となってしいます。
入居者さんが南京錠の取り扱いを間違うとせっかく空いているボックスも利用されずに、再配達になる場合があります。
ですので、運営上のルール（注意点）をしっかりと決めることが重要です。
僕は、以下の運営上のルール（注意点）を決めました。
・空いてるボックスだからといって利用しない（各世帯専用ボックスの利用）
・南京錠でしっかりロックしてもらう
・何かあったら大家である久保まで連絡してもらう【入居者さん向け】
・宅配ボックス利用開始は、レクチャー後とする
・利用後は南京錠のロック解除と所定位置へ
・南京錠の鍵はしっかり管理してもらう
・何かあったら大家である久保まで連絡してもらう
それぞれの立場でこれらのルールを守っていただけば、安全安心な宅配ボックス運営が実現でると考えます。
決めたルールは、入居者さんや宅配業者さんにそれぞれ通達をしていくわけですが、その事前準備として宅配ボックスに様々な仕掛けを施しました。
耐久性を高めるために、ラミネート処理を。
宅配業社さんに対する現地での案内書
天板に貼付し、初めてでも戸惑わないようにしています。
宅配業社さんや入居者さんに向けた、各世帯世の専用ボックスである旨の現地での案内書
部屋番号を変え、開閉時にすぐ目につく場所に明示してます。
入居者さんに向けたボックス内に設置する、南京錠の案内書。
このように南京錠のセット場所とロック解除を促すようにしています。
最初はどうしても忘れてしまったり、うっかりミスが発生するものです。
それらをを事前に防ぐために、注意喚起するのが大切だと思います。
ルールとこれらPOP写真を「利用案内」としてまとめ、入居者さんや宅配業者さんに伝えていきます。
運営ルールを入居者さんに伝える
まず、各世帯分にA4サイズの「宅配ボックス設置の案内」を配布しました。
利用した場合は、大家である久保までお知らせください、使い方レクチャーと専用鍵をお渡しします。という内容です。
投函後、それぞれのタイミングで連絡がきますのでその都度対応しました。
南京錠本体には、専用ボックスが一目でわかるようにテプラを張っています。
鍵は３本あります、こちらも紛失防止＆わかるように紙荷札を付けてます。
こちらの入居者さんは、ちょうど作業していたらお仕事から帰ってこられたので、その場で使い方をレクチャーして鍵を渡しました。
この方を含め、他の入居者さんからこんなお声を頂けました。
「いつも夜の帰りが遅いのでとても助かります！」
「あると便利なのになーと思ってたので嬉しいです！」
「存在感ありますね（笑）でも小さいよりはいいですね！」
連絡があって使い方レクチャーした方すべての方に喜んで頂けました。
アナログ感満載なので、その点が気にならないか質問すると
「全然問題ないですよ！」
「木の雰囲気がとてもいい感じですよ！」
との嬉しいお声が！
頑張ってDIYした甲斐がありました！！
本当に嬉しいです！！
また、こんなお声もありました。
「ボックスが一つしかないので、複数業者から配達があったときはどうなりますか？」
現状は１ボックスでの運営になるので、宅配物があった際は速やかに取り出してもらうよう
お願いしました。この件に関しては、今後運営していきながら、キャパ等を勘案しながら対策を考えようと思っています。
ちなみに、すべての入居者さんから連絡は来ていません。
通販を利用していない方等や必要性を感じていない方もいるようです。
運営ルールを宅配業者さんに伝える
まずは、宅配業者さん向けの宅配ボックス利用案内書を作成です。
入居者さんの場合と違うのが、担当ドライバーさん一人一人に説明するわけではないということです。
配達エリア担当店経由で各ドライバーさんへ情報共有をお願いするため、解りやすい資料作成を
心掛けました。
この利用案内書を持って、佐川急便、日本郵便、ヤマト急便の大手３社のエリア担当店に出向き
責任者の方に説明させて頂きました。
今回お会いしたお三方。
説明に行く際は、アポを取っていく方がいいです。
担当エリアの確認をできますし、事前に説明しておくことで打ち合わせがスムーズになるからです。
こうやって初対面での打ち合わせでしたが、終始穏やかで、かつ協力してくれる感じが伝わってきました。
この入り口でしっかり伝えられないと、担当ドライバーの方への情報共有がうまくいいかない可能性がありますので、アポイントと説明案内書は大切です！
まとめ
今回は、DIY後の稼働＆運営編ということで３つのポイントで解説していきました。
改めてお伝えしたいのは、
「常に相手思考で考え行動する」
ということです。
使い方を誤れば、いろんな方の時間を奪い、さらに手間がかかり、ストレスを与えうる諸刃の剣です。
だからこそ、相手の立場だったら、という視点から考え行動することが大切です。
そうやって、行動すると、こんないいことがあります！
入居者さんから、「ありがとうございます！」という感謝の言葉と、嬉しいプレゼントが！
また、宅配業者さんからも、「１７年この仕事をしてますが、こんなことしてくださる大家さんは初めてです！ありがとうございます！」との労いの言葉も。
お金だけではない報酬を得られる、それが賃貸経営の嬉しく楽しい醍醐味だと僕は思います。
感謝されるって、ホント癖になりますね！
久保力也
（くぼりきや）
宅建主任士、公認不動産コンサルティングマスター、デキる大家アカデミー認定インストラクター、Ｊ－ＲＥＣ公認不動産コンサルタント、ほめる達人1級。
29歳で脱サラし、大家兼不動産業者として未経験不動産業界にデビューし早10年。
「大家が変われば日本が変わる！」という想いでセミナーやコンサルティング等、全国で活動中。
ヒトの成長に携わることが本当にうれしいと感じる薩摩隼人。
